Este manual foi desenvolvido visando apresentar o módulo de convênios do Gestor Retail System aos novos usuários, servindo como guia de iniciação e tirar dúvidas.

É recomendado também aos usuários mais experientes, pois aborda detalhadamente todas as funcionalidades do módulo de convênios.

Para a utilização do módulo de convênios primeiramente é necessário realizar três passos, sendo eles:

  • Cadastro de conveniado;
  • Cadastro de convênio;
  • Vincular o conveniado ao convênio.

Iremos detalhar estes passos nos próximos tópicos do manual.

PRIMEIRO PASSO:

Cadastro de (CONVENIADO/CLIENTE)

Para acessar a tela de cadastro de (CONVENIADO/CLIENTE) basta clicar na opção do menu:

Cadastro -> Fornecedores e Clientes -> Manutenção

Módulo Gestão de Convênio Figura 1

Na parte superior da tela, estão disponíveis os seguintes botões:

NOVO: Inclui um novo (Conveniado/Cliente). Abre os campos para digitação.

ALTERAR: Permite realizar alteração no (Conveniado/Cliente).

GRAVAR: Grava o (Conveniado/Cliente), e suas inclusões ou alterações feitas até o momento.

CANCELAR: Cancela a operação.

EXCLUIR: Exclui um (Conveniado/Cliente).  Recomendamos a exclusão de um (Conveniado/Cliente) apenas em casos muito específicos, pois excluir um (Conveniado/Cliente) fará com que o seu histórico fique perdido, ou seja, por mais que um produto tenha o código de (Conveniado/Cliente) associado a ele, o nome do (Conveniado/Cliente) não irá aparecer na tela porque o cadastro foi excluído. Caso o (Conveniado/Cliente) esteja saindo de linha, recomendamos a inativação do (Conveniado/Cliente), pois mantém o histórico, e em momentos futuros, permite a reativação se necessário.

PROCURAR: Pesquisa um (Conveniado/Cliente). A tela de pesquisa que será aberta é idêntica a demonstrada logo acima.

BOTÕES DE NAVEGAÇÃO: São os botões que permite navegar entre as abas do (Conveniado/Cliente). São anteriores e próximo.

FECHAR: Fechar a Tela.

Figura 2: Cadastro de (Conveniado/Cliente), ficha de cadastro de (Conveniado/Cliente) em aberto no modo de alteração.

A tela de cadastro apresentada anteriormente mostra 5 abas. Elas são: Dados Cadastrais, Endereços, Contatos e Cadastros Relacionados.  Porém para cadastrar o conveniado será somente necessário preencher as informações que são obrigatórias das abas 1 e 2.

Vamos verificar os campos obrigatórios dentro destas duas abas cada aba.

Aba Dados Cadastrais. Ver figura 2.

Tipo: Definição do tipo de cadastro em que indica se o usuário está cadastrando um (Cliente) ou um (Fornecedor). O (Cliente) cadastrado nessa opção é utilizado na tela de emissão de notas fiscais, no módulo de Contas a Receber e no módulo de convênio.

Código: Código do (Conveniado/Cliente) no sistema CP-Gestor.

Pessoa: Define se Pessoa Jurídica ou Pessoa Física.

Situação: Ativo ou Inativo. Enfatizamos anteriormente que é melhor INATIVAR um (Conveniado/Cliente) do que excluir definitivamente do cadastro.

Razão Social: Razão Social do (Conveniado/Cliente). Razão social é o nome devidamente registrado sob o qual uma pessoa jurídica se individualiza e exerce suas atividades. A razão social diferencia-se do nome dado a um estabelecimento ou do nome comercial com que a empresa pode ser reconhecida junto ao público, o qual é conhecido como nome fantasia.

Nome Fantasia: Nome fantasia do (Conveniado/Cliente). Nome fantasia (nome comercial, nome de fachada) é a designação popular de Título de Estabelecimento utilizada por uma instituição (empresa, associação, etc), seja pública ou privada, sob a qual ela se torna conhecida do público. Esta denominação opõe-se à razão social, que é o nome utilizado perante os órgãos públicos de registro das pessoas jurídicas.

C.N.P.J. / C.P.F.: CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) ou CPF (Cadastro de Pessoa Física) do (Conveniado/Cliente).
Inscrição Estadual:  Inscrição Estadual do (Conveniado/Cliente)

Módulo Gestão de Convênio Figura 3

 Botão CEP: consulta o cadastro do CEP informado no banco de dados dos correios.

Endereço Principal: Informar rua, bairro, cidade, estado e CEP.

Endereço de Entrega: Informar o endereço de entrega utilizando os mesmos campos acima.

Demais endereços: Possibilidade de incluir demais endereços, ex: Endereço de Cobrança, etc.

SEGUNDO PASSO:

CADASTRO DOS CONVÊNIOS

Convênio: É o grupo ao qual o conveniado será vinculado, exemplo: caso você possua uma rede de lojas sendo elas loja  A, loja B, loja C, cadastraremos o convênio e vincularemos os conveniados para a loja A, repetiremos o processo para a loja B e assim sucessivamente, este agrupamento servirá para um melhor controle dos saldos utilizados por seus conveniados e para o processo de baixa.

Após essa introdução sobre o tema convênio, vamos começar o cadastro.

Cadastro>>Convênio>>Convênios

Módulo Gestão de Convênio Figura 4

Clique no botão INCLUIR, preencha a descrição do convênio, exemplo: Convênio Loja 2, informe o tipo do convênio: preferencial, empresa, avulso ou cupom e informe o tipo de receita. De preferência para utilização do tipo CUPOM.

Diferença entre os tipos de convênios

Cupom: Este é o tipo que permite o maior detalhamento na hora do fechamento, irá mostrar o convênio, o (Conveniado/Cliente) e todas as compras realizadas, separando-as por cupom, podendo filtrar as movimentações por períodos e ou todos os filtros relatados acima. No momento do fechamento trará uma visão mais analítica das informações.

Empresa: Este tipo de convênio não permite a visualização por cupom, mostrará somente o valor total de compras realizadas por todos os conveniados vinculados ao convênio (EMPRESA) selecionado, tendo uma visão mais sintética da informação.

Preferencial: Visão sintética por conveniado, não detalhará quais foram as compras e os valores de cada cupom, somente trará uma visão geral por conveniado, mostrando o valor total utilizado, sintetizando por (Conveniado/Cliente).

Avulso: Este tipo é o menos utilizado, servirá somente para lançamentos de crédito ou débito para o (Conveniado/Cliente) avulsos, sem controle de baixa ou fechamento.

Dia do fechamento da fatura:

É o dia em que fecha a fatura, sendo que a partir dessa data as compras realizadas entrarão para a fatura do próximo mês.

Exemplo: se o dia de fechamento da fatura for dia 25, as compras realizadas após o dia 25 entraram para pagamento somente no próximo mês.

Dias para vencimento da fatura:

Utilizando o exemplo acima, no caso de fechamento no dia 25, colocando 5 dias para vencimento da fatura, a data de pagamento do valor utilizado pelo conveniado será no dia 30.

Libera Saldo Emissão Fatura:

Está opção irá liberar o saldo utilizado pelo (Conveniado/Cliente), já no fechamento da fatura, mesmo que o valor ainda não tenha sido descontado ou pago pelo conveniado, caso esteja desmarcado, o saldo utilizado pelo conveniado só será liberado ao quitar as contas a receber.

Após o preenchimento dos campos, clique no botão GRAVAR, conforme imagem abaixo:

Módulo Gestão de Convênio Figura 5

TERCEIRO PASSO

 CADASTRO DOS CONVENIADOS

 Vincular os conveniados aos convênios que acabamos de criar.

Com o convênio selecionado, clique no botão ALTERAR e depois na aba conveniados, conforme imagem abaixo:

Módulo Gestão de Convênio Figura 6

Clique no botão INCLUIR, informe o conveniado, coloque-o como ativo e determine o limite de crédito que o conveniado terá, após clique no botão GRAVAR, conforme imagem abaixo:

Módulo Gestão de Convênio Figura 7

Repita o processo com os demais conveniados, após a inclusão de todos, clique no botão FECHAR e grave novamente o cadastro do convênio.

Módulo Gestão de Convênio Figura 8

Atenção ! Após a criação de todos os convênios necessários, será preciso dar uma carga no sistema de frente de caixa para que os conveniados possam realizar suas compras e seja abatido dos limites cadastrados para cada pessoa.

O próximo passo só poderá ser feito após a finalização do primeiro período de fechamento da fatura.

FECHAMENTO

Operacional>>Convênios>>Fechamento de convênio por cupom

Informe o período de abertura e fechamento da fatura, loja, convênio e conveniado, clique no botão PESQUISAR conforme imagem abaixo:

Módulo Gestão de Convênio Figura 9

Ou não informe o filtro de conveniado e faça a baixa de todos os conveniados de uma única vez, conforme imagem abaixo:

Módulo Gestão de Convênio Figura 10

O sistema irá mostrar as compras realizadas pelo conveniado para que seja realizado a baixa da fatura e possa liberar ou não o saldo do conveniado, de acordo com a opção configurada no cadastro do convênio (Libera Saldo Emissão Fatura, figura abaixo), caso esta opção esteja marcada, o sistema já irá liberar o saldo utilizado do conveniado, caso não esteja, o saldo só será liberado na baixa do título a receber.

Módulo Gestão de Convênio Figura 11

Marque as compras que deseja baixar e clique no botão GRAVAR:

 

Módulo Gestão de Convênio Figura 12

Será exibida uma mensagem perguntando se deseja baixar o cupom da venda, clique em SIM.

Módulo Gestão de Convênio Figura 13

Em seguida informe o número da loja e confirme:

Módulo Gestão de Convênio Figura 14

Neste momento irá criar um título no contas a receber para este conveniado, o sistema perguntará se já deseja baixar o titulo gerado ou se deixará pendente, para baixar posteriormente no dia do vencimento da fatura. Caso clique em SIM, o sistema abrirá uma tela para que seja preenchido as informações de BAIXA:

Módulo Gestão de Convênio Figura 15

Preencha as informações e clique em GRAVAR.

 Em seguida o sistema perguntará se deseja imprimir o recibo, clique em SIM e faça a impressão:

Módulo Gestão de Convênio Figura 16

Lançamento de vale ou convênio manualmente:

Operacional>>Convênio>>Lançamento e fechamento manual

Clique no botão INCLUIR, preencha o número da loja, convênio, conveniado, data da movimentação, número do cupom, número do caixa, valor e uma observação caso necessário e clique no botão GRAVAR.

Módulo Gestão de Convênio Figura 17

Esse lançamento irá abater o valor do limite de crédito do conveniado.

Listagem de convênio/conveniados:

Operacional>>Convênio>>Listagem de cadastro convênios/conveniados

Está tela irá mostrar todos os convênios cadastrados com seus respectivos conveniados, mostrando também os saldos utilizados e limites de créditos, não tem função operacional, servirá como relatório:

Módulo Gestão de Convênio Figura 18

Relatório de lançamento de convênio:

Operacional>>Convênios>>Relatório de lançamentos de convênios

Esta tela irá mostrar os lançamentos das vendas realizadas para seus conveniados / funcionários.

Preencha os filtros necessários e clique no botão PESQUISAR:

Módulo Gestão de Convênio Figura 19

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